Як запускати розсилки на холодну базу

Перевірка домену

У клієнта був домен, але він був налаштований в першу чергу під сайт. Щоб розсилки не потрапляли в спам, потрібно було провести базове технічне налаштування домену.

Ми використовували сервіс MXToolbox і налаштували такі записи на домені:

- SPF (Sender Policy Framework) — дозволяє вказати список серверів, через які відправляються листи з домену. Список вказується в TXT-записі, пов'язаному з доменом.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) — технологія аутентифікації, яка підтверджує домен відправника через криптографічний підпис. Підпис перевіряється на стороні одержувача, і завдяки цьому формується репутація домену в «білих» або «чорних» списках.

Ми створили всі необхідні DNS-записи, перевірили їх коректність, протестували доставку листів на безкоштовні Gmail-акаунти та корпоративні скриньки, які у нас були.

Далі вибрали сервіс для розсилки — MailChimp. Тут важливо: сервіс теж повинен бути трастовим, а не «лівим».

Ще одне важливе доповнення: на етапі створення шаблону листа необхідно передбачити помітну кнопку «Відписатися». І потрібно реально обробляти такі запити. У нашому випадку ми окремо сегментували тих, хто відписався, і більше їм листи не надсилали. Це критично важливо для збереження репутації домену, особливо при роботі з холодними базами, якщо плануєте робити розсилки довго і системно.

Робота з базою, налаштування ланцюжків і дизайн шаблонів для розсилки

Після технічної підготовки ми спільно з клієнтом узгодили структуру розсилок: що саме відправляємо, кому відправляємо і як можна сегментувати базу. План був такий:

1. Перший лист — холодне звернення. Розповісти про компанію, її послуги, конкурентні переваги та вигоди для клієнта.
2. Другий лист — для тих, хто не відповів. Через кілька днів повторно нагадували про пропозицію.
3. Третій лист — через кілька тижнів. З акцентом на терміновість: «у нас залишилося кілька вільних слотів, плануємо роботи на наступний квартал, всім, хто звернеться протягом тижня, надаємо знижку».

Для тих, хто відповідав на листи, був налаштований окремий сценарій: відразу надсилався автоматичний лист із подякою за звернення та доданою презентацією послуг. Далі цей контакт вже переходив у «живе» спілкування між менеджером клієнта та потенційним замовником.

Окремою важливою частиною процесу стала нормалізація бази. Припустимо, у нас є вивантаження файлу з email-адресами — його необхідно повністю перевірити, щоб уникнути помилок. Часто трапляється, що в одному місці є ім'я, в іншому його немає; десь вказані ім'я та прізвище, а десь тільки ім'я; бувають некоректні email-адреси, неправильне форматування, збита кодування. Бажано кілька разів пройтись по файлу.

Наприклад, можна відсортувати список за іменем, подивитися на довжину рядків, наявність пробілів, помилок. Потім відсортувати за прізвищем і також перевірити дані. Помилки виправляються формулами — так, щоб ім'я було в полі імені, а прізвище — в полі прізвища. Це дозволяє домогтися більш персоналізованої розсилки, особливо якщо в шаблоні використовуються динамічні вставки: імені, прізвища або посади одержувача (якщо вона є). Аналогічно приводяться до єдиного формату номери телефонів та інші дані.

Чому це важливо? Якщо в базі виявиться високий відсоток некоректних адрес, листи почнуть масово «відскакувати» як недоставлені. Це негативно впливатиме на рейтинг домену та репутацію відправника, що в подальшому ускладнить доставку навіть для коректних адрес.

Після очищення файлу наступний крок — перевірка самих email-адрес на існування. Буває, що частина бази застаріла: скриньки давно видалені, або користувачі просто залишили їх з друкарською помилкою.

Для такої перевірки ми використовували сервіс ZeroBounce. Купили платний тариф на обмежений період (оскільки у клієнта була одна база і постійна підписка не була потрібна). Прогнали всю базу і відсіяли адреси, які більше не існують.

ZeroBounce також виділяє кілька категорій адрес:

- Загальні (info@, admin@ тощо) — такі розсилки частіше потрапляють у спам, оскільки адреса знеособлена і використовується як «пастка» для листів.
- Ті, хто часто скаржиться на спам — власники таких скриньок регулярно позначають листи як небажані. Відправлення їм листів збільшує ризик погіршення репутації домену.
- Ті, хто часто відписується — розсилки на такі адреси призводять до швидкого зростання кількості відписок.

Сегментація допомогла нам правильно розставити пріоритети.

Ми приступили до розсилки поступово, починаючи з невеликої партії приблизно на 200 адрес. Спочатку вибрали «найкращі» email — ті, що існують, не належать до ризикованих категорій і не знеособлені.

Перші тижні відправляли листи малими обсягами — по 100–200 на день. Після цього поступово збільшували обсяг розсилки до 500 і навіть 1 000 листів на день. Таке поступове «прогрівання» дозволило домену не потрапити під фільтри спам-систем і формувати позитивну статистику доставки.

Тільки на завершальному етапі ми відправили листи на адреси, позначені як більш ризиковані: ті, що належать людям, які часто відписуються або скаржаться на спам, а також на загальні скриньки типу info@. Робилося це вже після того, як домен отримав певний траст і перші розсилки пройшли успішно.

Основний висновок

Щоб правильно запустити холодну розсилку, потрібно виконати кілька обов'язкових кроків:

1. Перевірити та налаштувати домен (SPF, DKIM, DMARC).
2. Очистити базу: видалити порожні записи та помилки, нормалізувати формат.
3. Перевірити існування email-адрес через сервіс валідації.
4. Підготувати шаблони листів і сервіс для відправки.
5. Почати розсилку з невеликих сегментів (100–200 листів на день) і поступово збільшувати обсяги.

Такий алгоритм дозволяє зберегти репутацію домену, домогтися максимальної доставляємості листів і використовувати навіть холодну базу максимально ефективно.

Якщо вам потрібна допомога в перевірці домену та його трастовості перед початком розсилки, або в налаштуванні шаблонів і запуску першої кампанії — ми завжди можемо допомогти.